Tips
en Trucs in Word 2010
1.
Een afbeelding vrijstaand maken met Word 2010
2. Document eigenschappen in Word 2010
3. Een mailing maken met Word 2010
4. Super snel een screenshot maken in Word 2010
5. Word 2010 AutoCorrectie gebruiken
1.
Een afbeelding vrijstaand maken met Word 2010
In Word 2010 is het erg makkelijk geworden om een afbeelding vrijstaand
te maken. Je hoeft absoluut geen gebruik meer te maken van programma’s
als Photoshop. Microsoft heeft geprobeerd om het het voor de gebruiker
heel eenvoudig te maken om een afbeelding vrijstaand te maken.
Neem de proef op de som met een foto met een redelijk drukke achtergrond.
Je kiest de afbe elding die je wilt gebruiken in je document en
sleept deze naar je document. In je document klik je op de afbeelding
en daarna op het menu item “Picture Tools”. Linksbovenin
wordt dan de menu optie “Remove Background” zichtbaar.
Als hier op klikt zul je zien dat Word 2010 al een eerste aanzet
geeft voor het weghalen van de achtergrond. Het verbaasd mij iedere
keer dat dit meestal al voor 80 tot 90% klopt. Hoe meer contrast
er in de foto aanwezig is des te makkelijker het vrijstaand maken
wordt. Hier kan je dus al rekening houden bij het maken of bij
het uitzoeken van de foto.
Ik
heb zoals gezegd een foto gekozen met een redelijk drukke achtergrond,
uiteraard willen we meteen zien waartoe Word 2010 in staat is.
Ik heb de “Remove Background” tool gestart en met
de weinige tools die je tot je beschikking hebt is het heel eenvoudig
de bloem vrijstaand te maken, met een paar plussen en minnen is
de bloem vrijstaand. Dit is echt heel erg eenvoudig! Zie hier
het resultaat de eerste afbeelding ben ik mee begonnen en binnen
een paar muisklikken hield ik de vrijstaande bloem over.
2.
Document eigenschappen in Word 2010
In Word 2010 hebben de document eigenschappen een prominente plaats
gekregen in het “Behind the Scenes” scherm. Dit scherm
wat je kunt openen door op het tabblad “Bestand” te
klikken en daarna op “Info”, bevat aan de rechterkant
de belangrijkste document eigenschappen.
Het doel van document eigenschappen
De document eigenschappen geven een lezer inzicht in wie het document
heeft geschreven, hoelang iemand er mee bezig is geweest (leuk
voor de baas), hoeveel woorden er in staan, wanneer het is gemaakt
en wanneer het voor de laatste keer is bewerkt.
Is
dit belangrijk?
Voor de lezer heeft deze informatie in de meeste gevallen niet
zo’n grote betekenis. De document eigenschappen komen echt
van pas bij een document beheer systeem van vele duizenden documenten
van verschillende personen van verschillende afdelingen in een
bedrijf. In de document eigenschappen kan je behoorlijk wat informatie
kwijt, inclusief bedrijfsspecifieke informatie als contractgegevens
of coantactpersonen. Wanneer dit goed en consequent wordt bijgehouden
kan je uit het document beheerssysteem snel op basis van zoek
woorden de juiste documenten vinden. Hierdoor wordt een ogenschijnlijk
onoverzichtelijke directory structuur toch inzichtelijk gemaakt,
aan het document beheerssysteem kan je ook een archiveringssysteem
koppelen. In de document eigenschappen staan namelijk ook gegevens
als laatste keer opgeslagen en laatste keer ingezien. Wanneer
dit langer dan een jaar geleden is, kan je er voor kiezen deze
documenten niet meer online op te slaan en daardoor kosten te
besparen.
Hoe
werk dit?
In het vorige scherm zag je aan de rechterkant een aantal document
eigenschappen, deze kan je zelf aanvullen om in een oogopslag
te kunnen zien waar het document over gaat.
Bovenin
is een knop aangebracht waarmee je nog meer eigenschappen kunt
tonen, waarmee je het “Document Eigenschappen Paneel”
kunt openen en waarmee je het ”Document Eigenschappen”
scherm kunt openen. Bij ieder mogelijkheid die wordt geboden kan
je meer informatie kwijt over je document, waarbij het “Behind
The Scenes” scherm en het “Document Eigenschappen
Paneel” qua inhoud niet zo heel veel van alkaar afwijken,
het paneel blijft continu in beeld staan bovenaan het document
tot dat je het sluit. Een veld is alleen verplicht als er gebruik
wordt gemaakt van Sharepoint Server of een ander document beheerssysteem,
standaard document eigenschappen kunnen nooit verplicht zijn.
Het
“Document Eigenschappen Paneel” kan tijdens het bewerken
van het document worden aangepast, je kunt hier nog extra zoek
woorden aan toe voegen of een commentaar invoegen wat aangeeft
wat er gewijzigd is de laatste keer.
3.
Een mailing maken met Word 2010
In alle versies van Word kan je gegevens uit een database of een
bestand gebruiken in een brief. Het gaat hierbij niet alleen maar
om adresgegevens, je kunt ook in de brief velden openemen die
de brief een persoonlijke noot meegeven. In deze post wil ik toelichten
hoe je dit doet in Word 2010, met gebruikmaking van een Excel
2010 sheet.
Hoe
werkt het?
Vanaf Word 2007 is er een tabblad “Verzendlijsten”,
onder dit tabblad vind je alle noodzakelijke knoppen. Dit hele
proces is in Word 2010 niet gewijzigd. In onze Excelsheet staan
namen, adressen, autogegevens, kentekens en apk-verval data. Ik
ga dus een brief samenstellen waarin deze gegevens worden gebruikt.
In
Word 2010 kan je gebruik maken van een wizard die je door dit
proces heen helpt, deze geeft heel snel een goed resultaat, maar
is nogal rigide in de manier waarop vooraf bepaalde blokken moeten
worden gebruikt. Ik kies er daarom voor om het proces hier handmatig
uit te leggen, zodat je alle vrijheid hebt en houdt. Als je al
een sjabloon document hebt, dan kan je dat document openen en
bijwerken met de juiste velden of je begint met een leeg document
en pakt tijdens het schrijven de velden die je nodig hebt.
Gegevensbron
selecteren
Kies het tabblad “Verzendlijsten” en klik daar op
de knop “Adressen Selecteren” en kies dan voor “Bestaande
lijst gebruiken”, er opent een venster waar je een Database
Data Source kunt opgeven, maar u kunt ook direct browsen naar
een bestand. We zoeken onze Excelsheet en openen deze. Het onderstaande
scherm wordt geopend, dit zijn de werkbladen van je Excelsheet,
aangezien ik mijn info in het eerste werkblad heb geplaatst klik
ik op “Sheet1$” en daarna op “OK”
Gegevens
selecteren
De gegevens zijn nu geladen en bijna klaar voor gebruik. Als je
een databron gebruikt van alle klantgegevens, zoals een klanten
database, dan kan je nu een selectie maken uit deze gegevens,
dit gaat als volgt:
Klik op “Adressenlijst bewerken”
Je ziet
vervolgens de informatie uit je databron, in dit geval de Excelsheet.
Je kunt nu filteren op deze informatie, bijvoorbeeld alle Volkswagenrijders
of alle APK-data die binnen een maand verlopen. Daarnaast kan
je de lijst sorteren, ontdubbelen, de adressen valideren (hiervoor
is een aparte Add-on nodig) of een bepaald persoon zoeken. Ik
zal het filteren van informatie verder toelichten, want dat is
in dit geval het meest essentieel. Klik op “Filteren”
4.
Supersnel een screenshot maken in Word 2010
Als je Office 2007 gewend bent en je start Office 2010 dan zijn
er op het eerste gezicht niet erg veel verschillen. Voor gebruikers
van de Office 2003 suite zijn die verschillen natuurlijk veel
opvallender, omdat je voor de eerste keer kennis maakt met het
lint. Er zijn toch wel weer mooie nieuwe features in de nieuwe
versie die zeker kun bijdragen aan nog rijker geillustreerde documenten.
De eerste die mij echt opviel zal ik vandaag toelichten.
In
Office 2010 is het vanaf nu mogelijk om even snel een stukje uit
je scherm te knippen en te plakken. Je hebt bijvoorbeeld een stukje
uit een webpagina die jouw tekst perfect kan illustreren, voorheen
moest je dan een schermafdruk (print screen) maken. Die moest
je dat dan in een beeldbewerkingsprogramma openen, denk aan Ms
Paint, Photoshop, PSP en dergelijke, daar moest je gaan knippen
en bijwerken, vervolgens opslaan en daarna in Word importeren.Dit
is vanaf nu veel eenvoudiger. In Word 2010 is onder het menu “Invoegen”
de optie “screenshot” toegevoegd.
Hiermee kan je in een keer een heel scherm in je document plakken
of kan je een stukje uit je scherm knippen en dit in je document
plakken. Voor mensen zoals ik, die regelmatig handleidingen schrijven
is dit echt een uitkomst. Als je vaak zelf je illustraties op
de oude invoegde, ga je na de introductie van office 2010 veel
tijd besparen.
5.
Word 2010 AutoCorrectie gebruiken
In vele versies van Word werden typfouten van gebruikers gecorrigeerd
door de Auto Correctie functie. Deze functie is door velen gehaat
en door even zo velen geliefd. Je kunt met het twee vinger typsysteem
toch een hoge aanslag per minuut halen, want hoofdletters en veel
voorkomende typfouten worden toch automatisch gecorrigeerd. De
Auto Correctie functie levert soms wat irritatie op omdat het
correcties aanbrengt die je niet wenst en soms zaken niet orrigeert
die je wel wilt corrigeren. In deze post leg ik uit hoe je Word
2010 zo kan aanpassen dat de irritatie verdwijnt en je alleen
nog maar gemakt hebt van de Auto Correctie functie. Deze functie
is niet spectaculair gewijzigd ten opzichte van vorige versies.
Word
2010 aanpassen aan vakjargon
Het aanpassen van Word 2010 aan het vakjargon waarmee je dagelijks
te maken hebt, hoe werk dat. Dit jargon is voor iedere bedrijfstak
weer anders en misschien zelfs wel voor ieder bedrijf anders.
Neem bijvoorbeeld de afkortingen die veel gebruikt worden, na
verloop van tijd zijn die intern zo ingeburgerd dat deze ook buiten
het bedrijf gebruikt gaan worden in documentatie en e-mail.
Door even stil te staan bij dit vakjargon en de veel gebruikte
afkortingen en termen eens te inventariseren en deze te vertalen
naar de juiste schrijfwijze worden documenten zonder veel moeite
voor iedere leek leesbaar.
Standaard
correcties
In Word 2010 zijn al vele aanpassingen standaard ingebouwd,
denk aan (c) dat wordt © of bij het typen van het getal 1e
wat automatisch 1e wordt. Zo zijn er ook al veel standaard woorden
waar vaak typfouten mee worden gemaakt opgenomen zoals aa nhet
wat standaard aan het wordt. Ik heb bijvoorbeeld zelf toegevoegd
zo wie zo, dit wordt meteen aangepast naar sowieso.
